同窓会で幹事がやること！段取りの流れ・会場・会費の相場は？

お盆や年末年始、遠方に引っ越ししてしまった人の為にも、大型連休に合わせて同窓会を開催する事が多くあります。

声が掛かって参加するのは気楽なものですが、段取りや人数集め、会場予約に会費設定などに奔走して、一番大変な役目を担う幹事さん。

同窓会の幹事は、人数集めだけではなく、細かい事も色々あるのでかなり大変な役割です。

今回は、同窓会をスムーズに開催する為、幹事としてやるべき事や開催場所、会費の設定など、どのような段取りを踏めば良いのか、幹事としてやるべき事をご紹介していきます。

【同窓会の準備期間はどのくらい？】

参照元URL　https://www.pakutaso.com

近場の仲間内での飲み会とは違い、同窓会は様々な地方にいる同級生を招集する必要があります。

「来週○○に集合！「」なんて呼びかけでは、もちろん集まる人は少なくなり、ただの地元の飲み会になってしまう可能性が大です。

とは言え、早め早めにと１年程前から計画して呼びかけても逆に忘れられてしまうので、開催日から逆算して３～４ヶ月くらい余裕を見て行動しておくのがベストです。

まず一番最初に始める事は、幹事を複数人体制で行う事です。

何から何まで１人でこなすのは、出来ない事はありませんがかなり大変になります。

久々に同級生と連絡をとるとなると、意外と探すだけでも時間が掛かってしまう事もあり、自分一人の繋がりだけでは厳しいものがあるので、連絡が付きやすい人・仲が良い人に声を掛け協力者を集める事が先決です。

３～５人ぐらいの中心となってくれる人物を選び、まずはそのメンバーだけで話し合う場を設け、おおよその開催日や場所、連絡する分担などスムーズに同窓会開催ができるよう打合せをしていきましょう。

【同窓会の会場でふさわしい場所は？】

会場を決めるのも、同窓会の成功を左右するポイントです。

一般的に、中学や高校の地元開催の場合は、母校から近い場所や、地元のいきつけの場所をチョイスすると喜ばれます。

年代によって、よく使われるている会場を調べましたので参考にしてみてください。

「20代～30代」

若い世代の同窓会は、ワイワイと賑やかに楽しむ事の方が多いので、居酒屋。

「40代～50代」

落ち着いた世代の同窓会は、ホテルなどのレストラン、こじゃれたお店。

「60代～」

シニア世代は、温泉などの宴会場。

また、高学歴の名門校などの方は、高級ホテルや屋形船の貸切なんてパターンもありましたが、気楽に楽しめそうな場所を選ぶ方が同級生も参加しやすいかと思います。

そして、どの会場でも共通して忘れてはいけない事は「必ず下見をする事」です。

電話予約だけでは思わぬトラブルに繋がる事もありますし、実際に会場を見て、広さや料理、ドリンクのメニュー、店長とちょっとした打ち合わせができるのかなど確認しましょう。

事前に人数を連絡していても、直前になって変更になったりする事もありますから、人数に融通が利くかどうかも確認ポイントになります。

なるべく正確な人数を伝えるために、最終人数の返事は2週間前までに対応して貰えるよう事前に伝えておいてください。

【会場別の会費の相場】

開催場所によって、会費の相場は変わってきます。

・「居酒屋」

一番リーズナブルな会場。平均的な会費相場は3,000円～4,000円。

男女統一にするか、女子の会費を抑えるかは、人数の比率によって臨機応変にしましょう。

金額的にはリーズナブルで選択の幅も広いですが、広いお座敷などを抑えても、同じ場所でとどまってしまう傾向にあり、色んな人と会話をするという点では難しい部分がありますので、幹事が時間を見て席替えをしたりする配慮が必要になります。

・「レストラン」

居酒屋よりは少し金額的にも高くなります。相場としては、中堅ホテルでは5,000円～7,000円。

結婚式の二次会にも使われるような場所は10,000円以下くらいが相場です。

金額的には多少高くなりますが、レストランではビュッフェ形式の立食パーティーなどもできますので、自由に歩き回ったり、テーブルを回ったりできるので、色んな人と会話できるという利点があります。

これが高級レストランになると、会費は10,000円超えが普通です。

・「温泉の宴会場」

シニア世代に人気なのが、温泉にも入れる同窓会。

一泊の料金自体は料理が付いて10,000円以下でおさめる事が可能ですが、遠方に行くのであれば、交通費やバス代、宿泊代以外に宴会代が必要になりますので、15,000円～20,000円位は見積もっておきましょう。

金額は掛かりますが、懐かしい仲間と時間を気にせずにゆっくりとしたひとときを楽しむ事ができます。

会費は、飲み食いの金額以外にも、案内状を作る場合は案内状代、恩師が来る場合はその記念品代など、諸経費も含めた金額で算出するようにしましょう。

また、直前のキャンセルや駆け込み参加などのケーズは良くある事なので、ギリギリの金額ではなく、余裕を持った会費設定をしておきましょうね。

万が一会費が余ってしまった場合は、二次会の会費として回す事もできますし、余興の景品代として充てる事もできますね。

【同級生への連絡方法と日時】

会場や会費が決定したら、同級生に同窓会の連絡をしましょう。

若い世代は、SNSで拡散したり、LINEやメールなどでのやり取りでも良いかもしれませんが、シニア世代やしっかりとした案内状を送る場合は、遅くとも開催の1ヶ月前に同級生の手元に届くようにし、案内状に、日時・場所・会費を明記し、１週間～１０日以内に返信してもらえる旨を記載しましょう。

案内を出しても、必ずしも期日を守って返信してくれるとも限りませんし、子育て世代には急なキャンセルも付きものなので、早め早めの行動が大事です。

幹事はなるべく一人で抱え込まずに、協力してくれる仲間を探すところから始め、同窓会を成功させるよう頑張ってください。

また、働き盛りの若い世代は、なかなか人数が集まらないと言われているので、全体の半分もくれば良い方だと思って下さい。

年を重ねて開催する同窓会の方が大人数が集まる傾向になるので、その時はのんびりと羽を伸ばせる温泉などでの開催をおすすめします。

以上がシェアインフォ―メーションが紹介する「同窓会で幹事がやること！段取りの流れ・会場・会費の相場は？」でした。